Thủ tục kết hôn với người Nhật tại Nhật: cần những giấy tờ gì?

Bài viết này giúp bạn nắm được toàn bộ các bước khi kết hôn với người Nhật ngay tại Nhật: nộp giấy tờ ở đâu, phía bạn và phía chồng cần chuẩn bị gì, và sau khi kết hôn còn phải làm những việc gì. Nói ngắn gọn: ở Nhật, hôn nhân có hiệu lực khi tòa thị chính (市区町村役所) chấp nhận đơn đăng ký kết hôn (婚姻届). Người Việt thường cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh mình đủ điều kiện kết hôn do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật cấp, kèm bản dịch tiếng Nhật.

Giấy tờ cụ thể có thể khác nhau tùy từng tòa thị chính và hoàn cảnh của mỗi người. Bài viết dựa trên thông tin chính thức của Bộ Tư pháp Nhật Bản và chính quyền địa phương, nhưng trước khi nộp, bạn nhất định nên hỏi trực tiếp quầy hộ tịch (戸籍窓口) nơi định nộp.

Toàn bộ quy trình gồm 4 bước chính

Kết hôn với người Nhật tại Nhật thường đi theo thứ tự: chuẩn bị giấy tờ → nộp 婚姻届 → đổi tư cách lưu trú → ghi chú kết hôn phía Việt Nam.

Bước	Việc cần làm	Nơi làm
1	Xin giấy tờ chứng minh đủ điều kiện kết hôn và các giấy tờ cá nhân	Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật
2	Nộp đơn đăng ký kết hôn (婚姻届)	Quầy hộ tịch của tòa thị chính (市区町村役所)
3	Xin đổi sang tư cách lưu trú "vợ/chồng người Nhật" nếu cần	Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực (地方出入国在留管理官署)
4	Ghi chú việc kết hôn vào sổ hộ tịch Việt Nam	Hỏi cơ quan đại diện Việt Nam để biết nơi làm

Bước 3 được giải thích chi tiết trong bài Visa vợ/chồng người Nhật.

Ở Nhật, hôn nhân có hiệu lực khi 婚姻届 được chấp nhận

Theo Bộ Tư pháp Nhật Bản, khi người Nhật và người nước ngoài kết hôn ở Nhật, hôn nhân hợp lệ được hình thành khi đơn đăng ký kết hôn được quầy hộ tịch chấp nhận.

Bộ Tư pháp Nhật giải thích rằng, khi người Nhật và người nước ngoài muốn kết hôn tại Nhật, hai người nộp đơn đăng ký kết hôn tại quầy hộ tịch. Nếu cơ quan xác nhận cả hai bên đều đủ điều kiện kết hôn và chấp nhận đơn, thì hôn nhân có hiệu lực.

Bộ luật Dân sự Nhật (民法) cũng quy định:

Hôn nhân có hiệu lực khi được đăng ký theo Luật Hộ tịch (Điều 739).
Đơn đăng ký phải có chữ ký của hai người kết hôn và ít nhất hai người làm chứng đã thành niên (成年の証人二人以上).
Phải đủ 18 tuổi mới được kết hôn (Điều 731).

Vì vậy, ngoài giấy tờ, bạn nên nhờ trước hai người làm chứng ký vào đơn. Người làm chứng là ai thì nên hỏi thêm quầy hộ tịch, vì quy định chi tiết về cách điền đơn do từng nơi hướng dẫn.

Giấy tờ phía bạn (người Việt) cần chuẩn bị

Giấy tờ quan trọng nhất là "giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn" (婚姻要件具備証明書) và bản dịch tiếng Nhật.

Theo Bộ Tư pháp Nhật, khi người nước ngoài kết hôn ở Nhật, cần có 婚姻要件具備証明書 và bản dịch tiếng Nhật. Đây là giấy do đại sứ, công sứ hoặc lãnh sự của nước người đó (tức người có thẩm quyền) cấp, chứng minh rằng người đó đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo luật của nước mình. Với người Việt, giấy này được xin tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật.

Để bạn hình dung cụ thể, dưới đây là danh sách giấy tờ mà thành phố Kawasaki công bố cho trường hợp nộp đơn tại Nhật trước (創設的届出):

Giấy tờ	Ghi chú
Bản gốc 婚姻要件具備証明書	Do đại sứ quán tại Nhật cấp. Không nhận bản sao
Giấy khai sinh (出生証明書)	Bản gốc. Không nhận bản sao
Bản dịch tiếng Nhật của hai giấy trên	Cuối bản dịch phải có chữ ký (và con dấu) của người dịch
Hộ chiếu và bản dịch	Chỉ khi 婚姻要件具備証明書 không thể hiện rõ quốc tịch, họ tên, ngày sinh
Đơn đăng ký kết hôn (婚姻届)	Lấy tại tòa thị chính
Bản sao phiếu cư trú (住民票の写し) của bạn	Khi nộp ở nơi không phải nơi bạn đang sống

Đây là ví dụ của một thành phố. Nơi khác có thể yêu cầu thêm hoặc bớt giấy tờ. Vì vậy hãy gọi điện hoặc đến hỏi quầy hộ tịch nơi định nộp trước khi đi xin giấy.

Giấy tờ phía Việt Nam xin ở đâu, mất bao lâu?

Thành phần hồ sơ, lệ phí và thời gian để xin giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn tại cơ quan đại diện Việt Nam có thể thay đổi. Chúng tôi chưa xác nhận được thông tin mới nhất trên trang chính thức, nên không ghi ở đây. Bạn hãy liên hệ bộ phận lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật (email công bố trên trang của Đại sứ quán: vnconsular@vnembassy.jp) hoặc Tổng lãnh sự quán phụ trách khu vực bạn sống để hỏi.

Về bản dịch tiếng Nhật

Thành phố Kawasaki yêu cầu cuối bản dịch ghi rõ người dịch xác nhận đã dịch đúng nguyên văn, kèm địa chỉ, họ tên và con dấu của người dịch. Một số nơi cho phép chính bạn hoặc chồng bạn dịch. Hãy hỏi trước để không phải làm lại.

Giấy tờ phía chồng người Nhật

Từ ngày 1/3/2024, về nguyên tắc không còn phải đính kèm bản sao hộ tịch (戸籍謄本) khi nộp 婚姻届.

Thành phố Kawasaki thông báo rằng từ ngày 1/3/2024, việc đính kèm giấy chứng nhận toàn bộ hộ tịch (戸籍全部事項証明書, thường gọi là 戸籍謄本) về nguyên tắc không còn cần thiết. Tuy nhiên, nếu hộ tịch của chồng bạn chưa được số hóa, thì vẫn phải xin giấy này ở nơi có hộ tịch gốc (本籍地) và nộp kèm.

Chồng bạn cũng cần mang giấy tờ tùy thân. Những gì cụ thể cần mang, hãy để chồng bạn hỏi luôn khi gọi đến quầy hộ tịch.

Nộp 婚姻届 ở đâu và cần lưu ý gì

Bạn nộp 婚姻届 ở quầy hộ tịch của tòa thị chính, quận hoặc thị trấn (市区町村).

Một vài điểm nên lưu ý:

Hỏi trước: Mỗi nơi có thể khác nhau về giấy tờ và cách điền. Gọi điện trước giúp bạn tránh phải đi lại nhiều lần.
Mang bản gốc: Nhiều giấy tờ không nhận bản sao.
Giấy tờ có thể có thời hạn: Một số giấy chỉ được chấp nhận nếu cấp trong thời gian gần đây. Hãy hỏi thời hạn khi xin giấy.
Giấy chứng nhận đã chấp nhận đơn: Khi xin visa, Cục Xuất nhập cảnh yêu cầu bản sao hộ tịch của chồng có ghi việc kết hôn. Nếu hộ tịch chưa kịp ghi, họ yêu cầu nộp thêm "giấy chứng nhận đã chấp nhận đơn đăng ký kết hôn" (婚姻届出受理証明書).

Sau khi kết hôn: đổi tư cách lưu trú

Nếu bạn đang ở Nhật với tư cách khác (du học, kỹ sư, kỹ năng đặc định, thực tập sinh…), sau khi kết hôn bạn có thể xin đổi sang tư cách "vợ/chồng của người Nhật" (日本人の配偶者等).

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁) hướng dẫn rằng khi bạn không còn làm hoạt động đúng với tư cách lưu trú hiện tại và quan hệ thân nhân đã thay đổi (như đã kết hôn), thì cần nộp đơn xin đổi tư cách lưu trú ngay. Họ cũng lưu ý rằng nếu không làm hoạt động đúng với tư cách lưu trú vốn có, tư cách lưu trú có thể bị hủy.

Khi xin đổi, bạn sẽ cần các giấy tờ như bản sao hộ tịch của chồng có ghi việc kết hôn, giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan nước bạn cấp, giấy chứng minh thu nhập, giấy bảo lãnh của chồng… Chi tiết xem bài Visa vợ/chồng người Nhật: điều kiện và cách chuyển đổi.

Phía Việt Nam: ghi chú kết hôn

Theo pháp luật hộ tịch Việt Nam, việc kết hôn đã đăng ký ở nước ngoài không cần đăng ký lại, mà được "ghi chú" vào sổ hộ tịch Việt Nam.

Tạp chí Dân chủ và Pháp luật (Bộ Tư pháp Việt Nam) giải thích rằng công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn ở nước ngoài không cần đăng ký kết hôn lại ở Việt Nam, mà chỉ cần làm thủ tục ghi chú kết hôn. Theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc ghi chú được thực hiện nếu tại thời điểm kết hôn, hai bên đáp ứng điều kiện kết hôn và không vi phạm điều cấm của Luật Hôn nhân và gia đình Việt Nam.

Ghi chú kết hôn giúp hôn nhân của bạn được thể hiện trong sổ hộ tịch Việt Nam. Điều này có thể cần cho các thủ tục sau này ở Việt Nam (ví dụ giấy tờ liên quan đến con cái, tài sản).

Nơi làm thủ tục (cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật hay cơ quan hộ tịch trong nước) và hồ sơ cụ thể có thể thay đổi theo quy định mới. Hãy hỏi Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật trước khi chuẩn bị.

Những điều nên làm trước khi bắt đầu

Trước khi xin bất kỳ giấy tờ nào, hãy xác nhận danh sách giấy tờ với cả tòa thị chính và cơ quan đại diện Việt Nam.

Hai người cùng quyết định sẽ nộp 婚姻届 ở tòa thị chính nào.
Gọi điện hỏi quầy hộ tịch nơi đó: cần giấy gì, có cần dịch không, ai được dịch.
Liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam để hỏi hồ sơ xin giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn.
Nhờ hai người làm chứng.
Nếu bạn đang ở Nhật với tư cách khác, kiểm tra thời hạn thẻ ngoại kiều (在留カード) để kịp xin đổi tư cách lưu trú sau khi kết hôn.

Nếu bạn còn đang tìm hiểu một người qua mạng, hãy đọc thêm bài App hẹn hò người Nhật: cách nhận biết lừa đảo để bảo vệ bản thân trước khi tiến tới hôn nhân.

Câu hỏi thường gặp

Kết hôn ở Nhật rồi, có phải đăng ký kết hôn lại ở Việt Nam không?

Theo giải thích của Tạp chí Dân chủ và Pháp luật (Bộ Tư pháp Việt Nam), không cần đăng ký lại mà làm thủ tục ghi chú kết hôn. Nơi làm và hồ sơ, hãy hỏi cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật.

Tôi có thể tự dịch giấy tờ sang tiếng Nhật không?

Tùy tòa thị chính. Ví dụ thành phố Kawasaki chỉ yêu cầu cuối bản dịch có chữ ký, con dấu và địa chỉ của người dịch. Hãy hỏi quầy hộ tịch nơi bạn định nộp.

Chồng tôi có cần nộp bản sao hộ tịch (戸籍謄本) không?

Theo thông báo của thành phố Kawasaki, từ ngày 1/3/2024 về nguyên tắc không cần. Nhưng nếu hộ tịch chưa được số hóa thì vẫn phải nộp. Lưu ý: khi xin visa vợ/chồng thì Cục Xuất nhập cảnh lại yêu cầu bản sao hộ tịch có ghi việc kết hôn.

Kết hôn xong là tôi được ở Nhật với tư cách vợ người Nhật luôn phải không?

Không tự động. Bạn cần nộp đơn xin đổi tư cách lưu trú và được cho phép. Xem bài Visa vợ/chồng người Nhật.

Tóm tắt

Ở Nhật, hôn nhân có hiệu lực khi 婚姻届 được tòa thị chính chấp nhận. Đơn cần chữ ký của hai người và hai người làm chứng đã thành niên.
Phía bạn thường cần 婚姻要件具備証明書 (do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật cấp), giấy khai sinh và bản dịch tiếng Nhật.
Từ 1/3/2024, về nguyên tắc không cần đính kèm 戸籍謄本 của chồng khi nộp 婚姻届 (trừ hộ tịch chưa số hóa).
Sau khi kết hôn, nếu đang ở Nhật với tư cách khác, hãy xin đổi sang tư cách "vợ/chồng của người Nhật" ngay.
Phía Việt Nam, việc kết hôn được ghi chú vào sổ hộ tịch, không cần đăng ký lại.

Giấy tờ và thủ tục thay đổi tùy từng người và từng nơi. Cuối cùng, hãy luôn xác nhận với quầy hộ tịch của tòa thị chính, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, và Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán Việt Nam.

Tham khảo

Bộ Tư pháp Nhật Bản – 国際結婚、海外での出生等に関する戸籍Ｑ＆Ａ: https://www.moj.go.jp/MINJI/minji15.html (truy cập ngày 25/10/2026)
e-Gov 法令検索 – 民法 (Điều 731, Điều 739): https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089 (truy cập ngày 25/10/2026)
Thành phố Kawasaki – 外国人との婚姻に際しての必要書類: https://www.city.kawasaki.jp/templates/faq/cmsfiles/contents/0000012/12342/hituyousyorui2.pdf (truy cập ngày 25/10/2026)
Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú – 在留資格「日本人の配偶者等」: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/spouseorchildofjapanese01.html (truy cập ngày 25/10/2026)
Tạp chí Dân chủ và Pháp luật (Bộ Tư pháp) – Một số ý kiến về ghi chú kết hôn theo quy định của pháp luật Việt Nam: https://danchuphapluat.vn/mot-so-y-kien-ve-ghi-chu-ket-hon-theo-quy-dinh-cua-phap-luat-viet-nam-2117.html (truy cập ngày 25/10/2026)
Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản: https://vnembassy-jp.org/vi (truy cập ngày 25/10/2026)